Командировка по правилам

В советское время человек, едущий в командировку, особенно заграничную (где командировочные выдавались в валюте) покупал еду с собой, варил в номере макароны с помощью кипятильника, а денежку привозил домой. Это была экономия. Можно ли, стоит ли и получится ли сэкономить на командировочных сейчас? Порассуждали об этом в статье и заодно узнали все о положенных выплатах, отчетности и нюансах таких поездок.

Что такое командировки и кто в них ездит

Начнем с официального определения. Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Так гласит Трудовой кодекс РФ, ст. 166.

Работодатель может направить в командировку любого сотрудника, состоящего с ним в трудовых отношениях, в том числе совместителя. Но есть сотрудники, попадающие в список исключений:

• беременные женщины;
• работающие по ученическому договору, если поездка не связана с целями учебы;
• несовершеннолетние, исключением станут профессиональные спортсмены и творческие работники;
• инвалиды, если это противоречит их индивидуальной программе реабилитации;
• другие категории.

Для последних действуют ограничения. Таких сотрудников можно отправить в командировку только с их письменного согласия. Работодатель обязан предупредить их о праве отказаться от поездки. К этой категории относятся женщины с детьми до трех лет, матери и отцы, воспитывающие детей до пяти лет без супруга или супруги, сотрудники с детьми-инвалидами, работники, которые ухаживают за больными членами семьи.

Какие гарантии предоставляются сотруднику в командировке

За сотрудником, которого отправили в командировку, сохраняется место работы и должности, средняя заработная плата на время нахождения в командировке и возмещение расходов, связанных с командировкой.

Какие расходы должен компенсировать работодатель в командировках

Отправляясь в командировку, сотрудник получает компенсацию командировочных расходов непосредственно перед поездкой. В такие расходы входят:

• проезд до города назначения и обратно;
• проживание в городе назначения;
• суточные — их размер зависит от того, в какой организации вы работаете и будет ли ваша командировка организована по России или за рубеж;
• дополнительные расходы, согласованные с работодателем.

Во время командировки работник продолжает получать заработную плату, которая рассчитывается из среднего заработка.

Какие суточные положены в 2021 году

Компенсация суточных выдается не на конкретные траты, а за каждый день командировки, включая выходные и праздники, а также дни нахождения в пути. Работодатель выплачивает сотруднику фиксированную сумму, а на что их потратить — дело, как говорится, хозяйское. Главное, суметь отчитаться за полученные средства. Но об этом позже.

Коммерческие организации вправе определять и устанавливать нормы суточных самостоятельно. Главное, чтобы они были закреплены внутренними нормативными актами компании.

Для бюджетных организаций в 2021 году норма суточныхсоставляет 100 рублей за один командировочный день. Суточные в большем размере полагаются руководителю учреждения с условием, что средства сверх установленной нормы взяты из сэкономленных бюджетных средств или из дохода от деятельности компании.

Облагаются ли суточные налогом и страховыми взносами

Существуют нормативы, в пределах которых суточные освобождены от налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховых взносов — это средства в размере 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России и в пределах 2,5 тысяч рублей за нахождения в заграничной командировке. Вся сумма свыше нормы облагается налогом и взносами.

Существует важный нюанс в расчете суточных при заграничных командировках. День, когда сотрудник пересек границу России, считается как день, проведенный за границей. При возвращении из такой командировки день пересечения границы России считается как день, проведенный в командировке в России. В этом случае даты пересечения границы определяются по отметкам в загранпаспорте. При командировке в страны СНГ действуют те же правила, что и при заграничных командировках. Но при пересечении границы России штампы в паспорт не ставят, поэтому дата пересечения границы определяется по билетам.

Полагаются ли суточные за однодневную командировку

По закону — нет. Тем не менее многие организации все-таки выплачиваются своим сотрудникам суточные в таких случаях. Но относят такого рода выплату к дополнительным командировочным расходам, согласованным работодателем. Такая выплата освобождается от уплаты налога и взносов по ней.

Отчетность за командировочные расходы

Сотрудник в обязательном порядке должен отчитаться по тратам во время командировки. Для этого необходимо заполнить авансовый отчет и приложить к нему чеки, подтверждающие расходы. После чего бухгалтер или финансовый контролер проверяет документы и, если все правильно, то согласовывает отчет.

Мир изменился, и сэкономить на командировках уже не получится. Суточные, даже если вы не госслужащий, составляют не очень большую сумму, а за все остальное (проезд, проживание и пр.) работодатель потребует отчет. Да и есть в командировке тоже нужно, а кипятильник сейчас купить не так просто. В общем, не стоит валять дурака: на командировках не сэкономишь, но знать принцип их оплаты нужно. Надеемся, наш материал помог вам в этом.

Впрочем, экономить и откладывать деньги все равно нужно. На чем? На покупках с кешбэком, на занятиях спортом, на самостоятельных поездках по России и даже на отказе от вредных привычек. Почитайте об этом в других статьях нашего Журнала.